Как СберУниверситет повысил эффективность отчетности, образовательных и финансовых процессов

Сопровождение по SLA и развитие 24/7

сохранив стабильность 12-ти летней системы

Информация о компании

Компания:
АНО ДПО «Корпоративный университет Сбербанка»

Сфера деятельности:
Развитие руководителей среднего и высшего звена экосистемы Сбербанка, а также внешних слушателей

Цели
Сопровождение и развитие системы, автоматизация управленческой отчетности и обслуживания учебного процесса (от контрактации до завершения учебных программ)

Сроки
с января 2021 года по декабрь 2024

Продукты
1С: Бухгалтерия КОРП, БИТ.Финанс, OptiMacros, Пульс

О компании
Ведущий центр обучения и развития для сотрудников, и управленцев Сбербанка и экосистемы, созданный в 2012 году

Автоматизированные функции
Казначейство, Бюджетирование, МСФО

Ключевые факты проекта

Проблема клиента

К началу проекта система финансового и управленческого учета Университета, построенная на базе 1С и модулях БИТ.Финанс, более 10 лет адаптировалась и развивалась под внутренние требования 200+ пользователей системы, что привело к ряду сложностей:

Сопровождение системы в режиме SLA

Обеспечение стабильной работы, оперативное реагирование на обращения и устранение сбоев. Университету требовался партнер, способный полностью поддерживать бизнес-критичную систему и гарантировать высокую доступность данных для всех пользователей

Многочисленные доработки и интеграции сделали систему избыточно сложной и снизили её производительность, затрудняя дальнейшее развитие и сопровождение

Сложная архитектура и низкая производительность

Недостаточная интеграция с ключевыми платформами Университета, такими как HR-платформа Пульс и учебные системы, приводила к задержкам и увеличивала риск ошибок при передаче данных

Отсутствие автоматизированного обмена данными

Финансовая отчетность по затратам и бюджетам готовилась вручную, что повышало риск ошибок и приводило к потере данных, особенно по затратам на образовательные программы

Ручное ведение отчетности в Excel

Поддержка системы, учитывающей специфику Университета, требовала глубокого погружения в процессы и оперативного выполнения доработок. Однако подрядчик, сопровождавший систему более 10 лет, уже не мог обеспечивать необходимый уровень поддержки и развития

Ограниченные возможности текущего подрядчика

Университет Сбербанка обратился к Prime Finance с запросом на комплексное сопровождение системы 1С:Бухгалтерия КОРП и БИТ.Финанс по SLA, ее развитие и автоматизацию процессов для снижения операционных рисков. В рамках проекта были поставлены три ключевые задачи:

Запрос на проект

Автоматизация управленческой отчетности

Замена ручного ввода и использования Excel автоматическим формированием отчетов с разбивкой затрат по статьям на обучение для внутреннего учета и внешней отчетности. Цель — устранить ошибки и ускорить подготовку данных

Требовалась создание автоматизированного процесса, охватывающего все этапы работы со слушателями — от зачисления до учета их учебных результатов и затрат. Задача включала настройку обменов с HR-платформой Пульс, системой OptiMacros и Школами Сбербанка, автоматизацию подготовки приказов на зачисление и отчисление в системе БИТ.Финанс, обеспечение актуальности данных о зачислениях и успеваемости, а также их синхронизация с финансовыми показателями

Уникальность проекта

Проект сопровождения системы Университета Сбербанка был сложен из-за множества нестандартных доработок БИТ.Финанс, выполненных с низким качеством, что затрудняло дальнейшее развитие и поддержку системы.

Система включает три крупные подсистемы, построенные на нетиповых документах:

1.Сопровождение мероприятий —
документ «Заявка на сопровождение» охватывает процессы обслуживания обучения

3.Корпоративный университет —
документы «Приказ на зачисление», «Приказ на корректировку», «Приказ на отчисление» управляют учетом слушателей и учебным процессом, однако низкое качество архитектуры затрудняет работу, отчетность и доработки

2.Договоры и закупки —
«Проект договора» был доработан до неузнаваемости и включает функции согласования закупок, учета доходов и формирования бюджетных операций

Особое внимание

Потребность в выделенной команде и полное погружение в бизнес-процессы: Проект требовал не только развития системы 1С и БИТ.Финанс, но и стабильной работы с учетом 10-летней истории модификаций. Для решения этой задачи в режиме SLA на полный рабочий день была выделена команда из 10 специалистов.Комплексный подход к тестированию и внедрению: Каждый этап работ начинался с детальной формулировки ТЗ и включал длительное тестирование перед финальной приемкой . Это позволило учесть высокую сложность системы.

Проект объединил непрерывное сопровождение, адаптацию и развитие системы под требования университета, повысив точность данных — редкое сочетание, сделавшее его уникальным на рынке

Решение

Для Университета Сбербанка было выбрано комплексное решение, включающее сохранение существующей системы 1С и БИТ.Финанс с её поэтапной модульной оптимизацией. Поддержка и развитие осуществлялись в рамках договора SLA, предусматривающего:

Постоянное сопровождение

Стабильность системы в режиме 24/7 — с обеспечением бесперебойной работы и быстрым реагированием на инциденты

Настройку автоматизированных обменов

Интеграция с HR-платформой Пульс для обновления данных о сотрудниках, система OptiMacros для точного учета затрат, а также интеграция с системой Школы Сбербанка для учета данных о зачислениях и учебных результатах

Включение новых функций и настроек в ключевые модули системы, такие как управление данными о сотрудниках и обучении, учёт затрат и финансовая аналитика

Модульное обновление и автоматизация

Этот подход позволял Prime Finance гибко и качественно реагировать на запросы Университета, обеспечивая соответствие системы новым требованиям и стабильность работы.

Централизованный доступ к данным

Университет получил удобный доступ к централизованным данным по финансам и учебным показателям, что улучшило анализ и планирование. Доступ к аналитике теперь занимает в два раза меньше времени, облегчая принятие решений.

Снижение ручных операций

Автоматизация приказов на зачисление и отчисление сотрудников сократила ручной ввод данных и снизила нагрузку на учебные отделы. Объем ручной работы уменьшился более чем на 15%, что позволило освободить ресурсы для других задач.

Результаты проекта

Повышение стабильности системы

Автоматические проверки данных обеспечили стабильность и снизили риски сбоев в работе системы. Уровень сбоев снизился, что позволило Университету поддерживать надежную операционную работу

Упрощение учета учебной активности

Отчетность в ФРДО

Данные о выпускниках теперь автоматически вносятся в Федеральный реестр сведений о документах об образовании и квалификации (ФРДО) с контролем доступа, что повысило точность и безопасность данных

Интеграция с HR-платформой Пульс позволила автоматизировать обновление данных об успеваемости сотрудников и ускорила подготовку приказов. Время на актуализацию учебных данных сократилось, что улучшило оперативность учета и отчетности.

Сокращение времени на управленческую отчетность

Автоматизация отчетов по ЦФО и управленческому учету исключила ручной труд в Excel и ускорила доступ к актуальным финансовым данным. Время на подготовку отчетов сократилось на 25%, а ошибки, связанные с ручным вводом, были практически устранены.

Отзыв руководителя проекта

Дарья

Хотите ускорить бизнес-процессы и перейти на отечественное ПО?

Свяжитесь с нами, и мы поможем вам достичь тех же впечатляющих результатов!