Как премиальный девелопер Stone Hedge повысил эффективность управления проектами с помощью Tabula ONE

Информация о компании

Компания:
STONE HEDGE — девелопер коммерческой и жилой недвижимости премиум- и бизнес-класса

Сфера деятельности:
Строительство жилых комплексов, бизнес-центров и коммерческой недвижимости

Площадь постройки:
Более 500 тысяч квадратных метров

От Excel к Excel в 1С

Цели
Автоматизация учета финансовых потоков и бюджетирования, устранение ошибок ручного ввода, ускорение формирования отчетности и расчетов по проектам

Сроки
Март 2024 — по настоящее время

Ресурсы Прайма
Команда из 5 специалистов

Продукты
ФинОфис: Табула, ФинОфис: Консолидатор

О компании
Девелопер жилой и коммерческой недвижимости премиум-класса в Москве, лидер на офисном рынке с 2022 года

Автоматизированные функции
Управленческий учет, Бюджетирование

Ключевые факты проекта

Проблема клиента

Для каждого проекта требовалась бюджетная модель, учитывающая характеристики объектов, затраты, денежные потоки и финансовую эффективность на всех этапах строительства.

До начала проекта автоматизации бюджетная модель в STONE рассчитывалась в MS Excel, как и у большинства российских компаний. Такой формат бюджетирования имел ряд недостатков, значительно усложняющих учет и финансовое планирование:

Эти трудности ограничивали возможности компании оперативно управлять своими проектами и контролировать финансы, что стало одной из причин обращения к Prime Finance для автоматизации процессов

Минимизация ручного труда и сокращение времени формирования финансовой отчетности за счет автоматизации сбора данных из различных источников (1С, Excel и др.) и исключения необходимости ручной консолидации

Из нескольких систем, что приводило к частым ошибкам ввода, дублированию данных и искажению финансовых результатов

Ручной сбор и консолидация данных

Содержащие десятки тысяч взаимосвязанных формул, которые было сложно поддерживать вручную и своевременно обновлять

Сложные финансовые модели

Из-за человеческого фактора и сложности проверки корректности расчетов

Наличие ошибок в отчетах

Поддержка системы, учитывающей специфику Университета, требовала глубокого погружения в процессы и оперативного выполнения доработок. Однако подрядчик, сопровождавший систему более 10 лет, уже не мог обеспечивать необходимый уровень поддержки и развития

Нехватка гибких отчетных форм

Ограниченные настройки доступа и разграничения видимости данных

Увеличивали риски утечки данных

Высокие трудозатраты сотрудников

На сбор и проверку данных для формирования бюджетов и управленческой отчетности

Основной запрос STONE HEDGE заключался в автоматизации управленческого учета и минимизации ручного труда при формировании отчетности и расчетах. Важно было не только автоматизировать сбор данных и устранить ошибки ручного ввода, но и создать масштабируемую модель, охватывающую все стадии текущих и модельных проектов.
Конкретные цели проекта:

Финальным результатом проекта должна была стать единая модель учета, охватывающая все проекты компании, способная адаптироваться под изменения и появление новых требований.

Запрос на проект

Разработка гибких и адаптируемых отчетных форм, учитывающих специфику каждого проекта и корректирующихся по мере появления новых требований

Оптимизация и автоматизация расчетов сложных финансовых моделей, содержащих от 5 до 15 тысяч формул в каждой из 63 форм

Создание масштабной эталонной модели, охватывающей все текущие и планируемые проекты. Масштабируемость модели на множество проектов с разными временным горизонтом планирования до 10 лет

Интеграция новых решений с существующей системой учета БИТ.Строительство, без необходимости изменения текущих бизнес-процессов

Уникальность проекта

Проект для STONE HEDGE выделялся своей сложностью и рядом уникальных особенностей:

Динамическое развитие требований

В процессе работы появлялись дополнительные требования со стороны STONE HEDGE, что потребовало высокой гибкости в настройке решений. Например, к изначально запланированным формам и расчетам добавились новые отчеты, что увеличило общее количество форм до более, чем 60 форм и 25 000 расчетных ячеек

Компания использовала старую конфигурацию БИТ.Финанс, что потребовало настройки внешнего решения на базе ФинОфис: Табула и ФинОфис: Консолидатор. Это обеспечило интеграцию данных без необходимости изменения текущих процессов работы

Интеграция с исторически сложившейся системой учета

Масштабная модель учета

Вместо традиционного подхода с разрозненными расчетами была создана эталонная модель, включающая параметры каждого проекта (этажность, метраж, назначение помещений) и охватывающая все ключевые бюджеты, включая строительный (СМР) и финансовый бюджеты

Эталонная модель могла адаптироваться под разные горизонты планирования до 10 лет и распространиться на текущие и будущие проекты. Это позволило компании быстро масштабировать учет на 25+ проектов без необходимости значительных доработок с возможностью корректировки модели каждого отдельно взятого проекта

Гибкость и масштабируемость

Решение

Поскольку существующая конфигурация БИТ.Строительство была устаревшей и сильно доработанной, внедрение новой системы было организовано отдельно. Это позволило пользователям продолжать работать в привычной среде, при этом автоматически получать консолидированные данные для анализа и отчетности.

Интеграция без изменений в текущей системе

Автоматизация отчетов и расчетов

ФинОфис: Табула

ФинОфис: Консолидатор

Для реализации целей автоматизации и масштабирования учета было выбрано решение на базе продуктов ФинОфис: Табула и ФинОфис: Консолидатор, которые позволили интегрировать данные из существующей системы БИТ.Финанс без изменения текущих бизнес-процессов компании.

Ключевые элементы предложенного решения

Решение

Все формы взаимосвязаны между собой, что обеспечивает единое окно доступа к ключевым показателям проекта и позволяет быстро пересчитывать модели при изменении параметров.

Интеграция без изменений в текущей системе

Автоматизация отчетов и расчетов

ФинОфис: Табула

ФинОфис: Консолидатор

Для реализации целей автоматизации и масштабирования учета было выбрано решение на базе продуктов ФинОфис: Табула и ФинОфис: Консолидатор, которые позволили интегрировать данные из существующей системы БИТ.Финанс без изменения текущих бизнес-процессов компании.

Ключевые элементы предложенного решения

Решение

Система была выбрана для создания эталонной модели, включающей гибкие отчетные формы и автоматизированные расчеты сложных финансовых моделей. В Табуле были разработаны и настроены более, чем 60 формы с более чем 25 000 формул, охватывающих все стадии проектов.

Интеграция без изменений в текущей системе

Автоматизация отчетов и расчетов

ФинОфис: Табула

ФинОфис: Консолидатор

Для реализации целей автоматизации и масштабирования учета было выбрано решение на базе продуктов ФинОфис: Табула и ФинОфис: Консолидатор, которые позволили интегрировать данные из существующей системы БИТ.Финанс без изменения текущих бизнес-процессов компании.

Ключевые элементы предложенного решения

Решение

Обеспечивал автоматический сбор данных из различных источников, включая 1С и Excel, благодаря чему ручной труд был сведен к минимуму.

Интеграция без изменений в текущей системе

Автоматизация отчетов и расчетов

ФинОфис: Табула

ФинОфис: Консолидатор

Для реализации целей автоматизации и масштабирования учета было выбрано решение на базе продуктов ФинОфис: Табула и ФинОфис: Консолидатор, которые позволили интегрировать данные из существующей системы БИТ.Финанс без изменения текущих бизнес-процессов компании.

Ключевые элементы предложенного решения

Почему выбрали ФинОфис

3.Эффективное масштабирование

После настройки эталонной модели ее копирование и адаптация под новые проекты выполнялись быстро за счет переназначения аналитик на верхнем уровне модели
Масштабирование охватило более 25 проектов, включая офисные и жилые объекты с разными горизонтами планирования до 10 лет

ФинОфис: Консолидатор обеспечил автоматический сбор и консолидацию данных из БИТ.Финанс и Excel с возможностью ручного ввода данных
Это позволило минимизировать ручной труд и исключить ошибки при переносе данных

Решение на базе ФинОфис не только обеспечило успешную автоматизацию управленческого учета, но и создало основу для дальнейшего масштабирования и адаптации системы под новые бизнес-задачи.

4.Централизованное управление данными

1.Минимальное вмешательство в текущие процессы

Решение на базе ФинОфис: Табула и ФинОфис: Консолидатор позволило собрать данные из существующих систем (включая БИТ.Финанс и Excel) без необходимости изменять рабочие процессы пользователей

ФинОфис: Табула обеспечила возможность разработки сложных отчетных форм с тысячами взаимосвязанных формул, что значительно превышало возможности других систем
Благодаря гибкости Табулы любые новые требования заказчика оперативно встраивались в общую модель учета

2.Высокая гибкость настройки

Этапы внедрения

Для ускорения процесса внедрения этап обследования был минимален, так как у STONE уже существовала проработанная методология учета в Excel. Команда Prime Finance сразу приступила к настройке системы на базе ФинОфис: Табула и ФинОфис: Консолидатор. Весь процесс был разделен на несколько последовательных этапов

На первом этапе была выполнена базовая отрисовка ключевых форм в Табуле с учетом параметров проекта: этажности, метража и назначения помещений.
Параллельно настроен ФинОфис: Консолидатор для автоматического сбора данных из существующей системы БИТ.Строительство и файлов Excel.
Важным шагом стало установление взаимосвязей между формами для автоматического пересчета данных.

Этапы моделирования, настройки и тестирования обеспечили гибкость и адаптацию проекта к изменяющимся требованиям заказчика.

Автоматизированные функции

В рамках проекта была реализована автоматизация ключевых функций, охватывающих все стадии управления проектами и финансового учета. Это позволило STONE HEDGE сократить ручной труд, минимизировать ошибки и ускорить процессы планирования и отчетности.

Автоматизирован расчет объемов продаж, выручки и рентабельности с учетом параметров объектов (этажность, метраж, назначение помещений).
Формы динамически адаптируются под каждый проект благодаря настройкам эталонной модели.

Автоматизация этих функций позволила существенно сократить трудозатраты и повысить точность отчетности.

Отзывы клиента

Внедрение решений на базе ФинОфис: Табула и ФинОфис: Консолидатор стало для нашей компании стратегическим шагом в автоматизации специфичных процессов управленческого учета и финансового планирования. Команда Prime Finance продемонстрировала высокий уровень профессионализма, гибкость в подходе к решению задач и оперативность в адаптации под наши требования.

Особенно хотим отметить их способность быстро реагировать на изменения в процессе работы и эффективно справляться с новыми запросами, что было критически важно для такого масштабного проекта. Благодаря созданию эталонной модели учета и ее успешному масштабированию мы смогли минимизировать ручной труд, сократить ошибки и получить возможность оперативного контроля ключевых показателей проектов.

Результатами проекта мы полностью довольны. Система значительно ускорила формирование отчетности, обеспечила прозрачность данных и дала нам необходимую гибкость для дальнейшего масштабирования бизнеса. Мы благодарны команде Prime Finance за проделанную работу и надеемся на дальнейшее успешное сотрудничество

Отзыв руководителя проекта

Проект со STONE HEDGE стал особенно интересным благодаря его масштабу и динамическим изменениям требований. Этап детального обследования в данном случае не проводился, так как у заказчика уже была полностью отработанная методология учета, что позволило сразу приступить к настройке ФинОфис: Табула и ФинОфис: Консолидатор. Такой подход обеспечил оперативную адаптацию модели к требованиям заказчика и быстрое внесение изменений в процессе работы.
Ключевую роль в успехе проекта сыграла сильная вовлеченность аналитиков со стороны STONE HEDGE. Их активная работа позволила проводить тестирование каждой новой формы сразу после настройки, а удачным решением стал реестр замечаний: все вопросы фиксировались и решались без задержек. Это обеспечило плавное и последовательное внедрение всех функциональных блоков.
Мы автоматизировали сложные финансовые расчеты и интеграцию с внешними системами, минимизировали ручной труд и подготовили масштабируемую модель учета для работы на десятках проектов. Гибкость решений на базе ФинОфис позволит компании STONE HEDGE легко адаптироваться к будущим изменениям и масштабировать учет для любых новых проектов».

Мария

Хотите ускорить бизнес-процессы и перейти на отечественное ПО?

Свяжитесь с нами, и мы поможем вам достичь тех же впечатляющих результатов!

Нажимая на кнопку "Отправить", вы соглашаетесь на обработку своих персональных данных