В целом учет договоров предполагает две важнейшие функции:
1. Учет договоров с точки зрения процессов;
2. Учет договоров с точки зрения финансового управления.
В конфигурациях 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация предусмотрен ограниченный функционал для управления и учета договорами. В них можно создавать договоры как с клиентами, так и с поставщиками и прочими контрагентами, назначить сроки, общую сумму, условия оплаты и другое. Однако если компания намерена полностью автоматизировать учет договоров, то нужно присмотреться к специализированным продуктам.
С точки зрения управления процессами, лучшим решением является 1С:Документооборот. Если у Вас очень много контрагентов, сложные процессы согласования и исполнения договоров, то 1С:Документооборот в привязке с 1С:ERP и 1С:Комплексной автоматизацией будет оптимальным решением. Если же для Вас важен договорный учет с точки зрения финансового управления, то советуем присмотреться к системе БиТ.Финанс. Далее мы вкратце представим основные возможности этих двух продуктов с точки зрения договорного учета.
Функциональные возможности системы «1С:Документооборот»
«1С:Документооборот поддерживает основные процессы договорной работы:
· подготовка договора;
· согласование договора;
· контроль возврата переданных экземпляров;
· учет сопроводительных документов;
· учет срока действия;
· исполнение обязательств;
· расторжение.
При этом все, что можно, программа выполняет сама:
· продлевает договоры при необходимости;
· отслеживает передачу документа контрагенту на подпись;
· контролирует сроки договоров и этапов.
Для начала автоматизации договорной деятельности необходимо определить основные требования к договорным документам, и классифицировать их по видам.
В системе очень важно правильно настроить права доступа пользователей. Например, нужно определиться, имеет ли смысл делать разграничение прав на уровне всех документов, сопровождающих процесс договорной работы.
Каждой разновидности документов можно присвоить сразу несколько шаблонов, содержащих запрос реквизитов и файлов. Сам по себе шаблон подразумевает, что для каждого документа будет присутствовать набор ограничений, в соответствии с которыми будет осуществляться его поиск. Кроме того, шаблон определяет и права доступа к документу.
Одной из интересных функциональных особенностей «1С:Документооборот» является то, что в данной системе присутствует конструктор подготовки типовых договоров.
В результате человеческий фактор на данном этапе исключается полностью:
- минимизируется риск совершения ошибок;
- сокращаются сроки подготовки документов;
- практически полностью исключаются ошибки при согласовании как самих договоров, так и приложений к ним;
- если указать в шаблоне список лиц, согласующих данный документ, а также перечень лиц, входящих в рабочую группу по данному договору, то это исключит ошибки компетенции (когда договор попадает на подписание непрофильному ответственному специалисту).
В системе «1С:Документооборот» присутствует эффективный функционал, дающий возможность использовать процедуры любой сложности для обработки договоров и сопровождающих их документов.
Предусмотрено 2 способа обработки документов:
- простые дискретные процессы (последовательно: «Согласование»; «Подписание»; «Регистрация»; «Рассмотрение»; «Исполнение или ознакомление»);
- комплексные процессы (в них предусмотрены условия маршрутизации; эскалации; проверки условий выполнения и пр.).
Функциональные возможности БиТ.Финанс
В целом в этой программе тоже можно организовать договорный учет. Есть возможность создавать договоры с основными реквизитами, согласовывать и контролировать их выполнение. Однако, если у Вас сложные внутренние процессы и много нестандартных реквизитов договоров, функционал данного продукта может не удовлетворять Ваши требования.
Основной функционал по части учета договоров в системе БиТ.Финанс – следующие:
- Прогнозирование – Оперативное прогнозирование затрат текущего месяца.
- Бюджетирование – Формирование бюджетов с учетом уже действующих договоров.
- Контроль – Контроль за бюджетом проекта уже на этапе согласования документа.
- Согласование – Все согласование происходит в электронном виде прямо в программе.
- Прикрепление – Прикрепление первичных документов к договору.
- Шаблоны – Формирование шаблона договора в Microsoft Word на основании заданных характеристик.
- Оповещение – Система оповещения обо всех отклонениях от запланированных параметров.
- Заполнение – Гибкие механизмы заполнения графиков платежей и начислений.
Вы можете узнать больше о продукте БиТ.Финанс по этой ссылке (статья про БиТ.Финанс).
Итоги
«1С:Документооборот» - это комплексная система, позволяющая систематизировать процесс работы с договорами и повысить ее эффективность. Данный программный продукт от 1С подходит для компаний разных масштабов и абсолютно всех видов деятельности. С другой стороны БиТ.Финанс более подходит для финансового планирования и бюджетирования на основе договоров. Так что все зависит от того, какие требования у Вашей компании.
Вы можете заказать бесплатную консультацию и обсудить эти вопросы с нашими специалистами.
