Как Парк Музей «Гараж» удвоил масштабы работы без увеличения штата финансового отдела

Автоматизация финансового управления НКО

Информация о компании

Компания:
«Гараж» – ведущий музей современного искусства в России

Сфера деятельности:
Первая в стране филантропическая организация, направленная на развитие современной культуры

Направление:
Развитие современной культуры в области искусства и образования

Цели
Автоматизация финансового управления для НКО, контроль целевого использования средств, упрощение отчетности перед грантодателями и донорами, управление казначейством и договорной работой

Сроки
Январь 2018 – Март 2019

Продукты
БИТ.Финанс: Управленческий учет

О компании
Центр современной культуры «Гараж» – ведущий музей современного искусства в России

Автоматизированные функции
Казначейство, управление договорами, бюджетирование, управленческий учет

Ключевые факты проекта

Проблема клиента

К 2018 году Центр «Гараж» активно развивался, увеличивая количество культурных инициатив, грантовых программ и партнерских проектов. Однако существующая финансовая система не успевала за этим ростом:

Велось вручную – на бумажных носителях и в Excel, что замедляло работу и усложняло контроль за целевым использованием средств

Что приводило к несоответствиям между плановыми и фактическими данными по бюджетам

Что увеличивало риск ошибок и снижало прозрачность финансов

Расширение штата не соответствовало принципу эффективности управления НКО

Перед командой «Прайм Финанс» стояла задача создать гибкую, прозрачную и масштабируемую систему управления финансами, которая обеспечивала бы полное соответствие требованиям грантодателей, благотворителей и регулирующих органов. Важно было не только автоматизировать текущие процессы, но и заложить основу для дальнейшего роста организации без увеличения административных затрат

Для реализации проекта была выбрана платформа «БИТ.Финанс: Управленческий учет», обладающая широкими возможностями настройки под специфику некоммерческого сектора и обеспечивающая высокий уровень финансовой прозрачности

Автоматизация стала необходимым шагом для обеспечения прозрачности, снижения административных издержек и выстраивания строгого контроля за бюджетами и расходами организации

Запрос на проект

Уникальность проекта

1.Долгосрочное партнерство с 2013 года
Центр «Гараж» уже работал с экспертами будущей компании «Прайм Финанс» в 2013 году. Тогда была проведена первая волна автоматизации, заложившая основы для последующих улучшений. В 2018 году организация снова обратилась к нам, доверив решение ключевых финансовых задач

3.Увеличение масштабов без увеличения расходов
Решение позволило удвоить финансовые потоки без увеличения численности сотрудников финансового отдела, что редко удается в быстрорастущих организациях

4. Гибкость и кастомизация
Система была адаптирована под специфику работы НКО, включая особые механизмы контроля заявок, управления грантами и распределения финансирования

2. Центр с высоким уровнем финансовой прозрачности
Проект разрабатывался для некоммерческой организации, где управление финансами требует строгого соответствия бюджетным ограничениям, грантовым программам и отчетности перед донорами

Решение

Для автоматизации финансовых процессов Центра «Гараж» было выбрано решение на базе «БИТ.Финанс: Управленческий учет». Оно позволило создать единую платформу для управления бюджетированием, казначейством и договорной работой, адаптированную под специфику некоммерческой организации (НКО)

Проект был завершен в срок, обеспечив Центру «Гараж» полное соответствие требованиям к управлению финансами в НКО.

Автоматизация позволила Центру «Гараж» обеспечить полный контроль за целевым использованием средств, повысить прозрачность отчетности и минимизировать административные затраты, что критично для устойчивого развития некоммерческой организации.

Результаты проекта

Автоматизированная система финансового управления теперь полностью отвечает требованиям некоммерческой организации, доноров и государственных регуляторов, обеспечивая точность, прозрачность и возможность масштабирования в будущем.

Автоматизация финансовых процессов позволила Центру «Гараж» выстроить прозрачную, эффективную и масштабируемую систему управления финансами, соответствующую требованиям некоммерческого сектора, грантодателей и регулирующих органов. Внедренные решения обеспечили контроль целевого использования средств, ускорение работы финансовой службы и повышение качества отчетности.

Отзыв о проекте

Автоматизация финансов в Центре «Гараж» — яркий пример того, как ИТ-решения помогают НКО расти без увеличения административной нагрузки. Мы выстроили прозрачную систему управления бюджетом и контролем расходов, которая учитывает специфику НКО и поддерживает устойчивое развитие организации. Благодарю команду Центра за вовлеченность и продуктивную работу над проектом.

Центр современной культуры «Гараж» при поддержке Фонда «Айрис» реализовал проект автоматизации финансов с командой «Прайм Финанс».
Внедрение системы управления бюджетом, казначейством и договорами позволило повысить прозрачность, сократить сроки подготовки отчетности и усилить контроль за целевыми расходами. Проект завершён в срок. Благодарим команду «Прайм Финанс» за высокий профессионализм и достижение всех целей.

Хотите ускорить бизнес-процессы и перейти на отечественное ПО?

Свяжитесь с нами, и мы поможем вам достичь тех же впечатляющих результатов!