Тенденция применения фасилитации за последние годы усиливается, и причин этому несколько: увеличение числа собраний, необходимость принятия решений в сжатые сроки, экономия рабочего времени и так далее.
Совещания являются остовом организации, но парадоксальным является факт, что большинство из них на редкость плохо продуманы, а также проводятся неэффективно. Для проверки этой гипотезы предлагаем пройти небольшой тест: ставьте 1 балл, если вы сталкивались с фактом на собрании в вашей компании, и 0 — если такое событие никогда не наступало:
1. На собрании присутствуют люди, не имеющие к нему отношение;
2. Присутствующие слишком много говорят и мало слушают;
3. Некоторые участники собрания слушают вполуха и занимаются своими делами в телефонах/компьютерах;
4. Высказываются догадки и предположения при недостатке понимания сути вопроса;
5. Слишком много критики и нападок в адрес друг друга или коллег, не присутствующих на собрании;
6. Мало доверия друг к другу, информация скорее утаивается, чем раскрывается;
7. Все хотят «брать», но боятся «поделиться»;
8. Много эмоций и мало реального дела;
9. Много людей и мало места;
10. Много тем, на которые не хватает времени.
11. Темы, на которые не нашлось времени, остались неосвещенными.
Если при анализе результатов у вас вышло менее 4 баллов, то в вашей компании к вопросу проведения собраний и совещаний подходят с умом и должной подготовкой. В противном случае следует задуматься не только о продуктивности таких собраний и психологическом состоянии участников, но и о финансовой стороне вопроса.
Фактором риска является демотивация сотрудников, участвующих в непродуктивных собраниях. Они могут столкнуться со следующими последствиями:
- Выгорание;
- «Вампиризм» для творческих и эмоциональных людей;
- Снижение лояльности;
- Потеря мотивации для дальнейшей работы;
- Чувство ненужности и неуверенности;
- Страдания и гнев;
- И т.д.
Если мы обратимся к финансовой стороне вопроса, то можем получить достаточно простую задачу. Давайте поговорим о прямых затратах. Если 8 человек потратят по 30 минут на подготовку к 2-х часовой встрече, где они будут просто сидеть без дела, в итоге потери рабочего времени составят 20 часов (сюда же мы можем смело добавить 1 час администрирования). Таким образом, затраты на упущенные возможности составят 21 час. В сумме для компании затраты составят 42 часа: в это время никто из работников не выполнял прямые обязанности и не принёс пользы на собрании.
Для более точного финансового анализа предлагаем рассчитать коэффициент левериджа (или добавленной стоимости), который означает использование заемных средств для повышения рентабельности небольших первоначальных инвестиций (собственного капитала). Приведем пример: представьте запланированное совещание на 10 человек. Время: с 13:00 до 15:30. При стороннем наблюдении мы отмечаем следующие факты: первые 10 минут ушли на сбор участников (кто-то сбегал за кофе, кто-то заканчивал разговор с клиентом, кто-то вносил последние правки в договор). Далее, 15 минут ушли на споры о целях собрания и обсуждение насущных вопросов, 10 минут на урегулирование посторонних разговоров, 10 минут на возвращение всех к теме собрания, 5 минут на споры о том, кто должен был в итоге присутствовать, 10 минут на приглашение еще одного сотрудника, 1 час 30 минут — на высказывания по основному вопросу. После собрания в личной беседой с менеджерами, его запланировавшими, выяснилось, что в их понимании собрание прошло продуктивно, так как полтора часа удалось уделить обсуждению важного вопроса. Проблема в том, что потеря часа рабочего времени всех участников не была учтена.
Если при рассматриваемом сценарии заранее была спланирована повестка встречи и распределены роли для фасилитации, можно было бы получить следующий вариант развития событий: инвестирование часа времени ответственного сотрудника в планирование хода встречи и ее структуры. Результат: цель собрания достигается за 1,5 часа, а не за 2,5, то есть каждый участник получает час свободного времени, в масштабах группы — 10 рабочих часов экономии. Коэффициент левериджа составляет 10:1.
Как видно из вышеописанных примеров, польза от составления повестки и грамотной фасилитации проводимых собраний не столько в экономии, сколько в повышении продуктивности. Фасилитация позволяет работать совместно на более качественном уровне, обсуждая важные вопросы и фокусируясь на принятии решений, а не на распылении внимания команды. Таким образом, компания повышает вовлечённость команды во встречу и получает качественные результаты по решению важных вопросов, экономя временные и финансовые ресурсы.
Екатерина Махновская
Certified Agile Coach в Прайм Финанс
