— Алексей, добрый день. О чем сегодня пойдёт речь?
— Добрый! Речь пойдет о важности формирования единого классификатора строительных материалов при автоматизации процессов материального обеспечения в строительной компании.
— Почему это важно?
— Давайте разберёмся. Когда компании прибегают к автоматизации службы снабжения, из систем, которые применяются у заказчика, есть только 1С: Бухгалтерия. В эту систему все материалы заводятся по наименованию поставщика: как правило, бухгалтера поступают именно так, ибо другого источника у них нет.
— К каким проблемам такой подход может привести?
— С точки зрения снабжения столкнуться можно вот с чем. Само по себе снабжение предполагает определенный процесс планирования материалов: как минимум, это заявление материала на обеспечение. Конкретнее — это некая заявка с объекта, в которой указывается, какие материалы нужны, под какой объект, какой вид работ и т. д. При этом, если кирпич поставляют десять поставщиков, в системе будет отображено десять наименований. Возникает вопрос: какое из этих наименований нужно поставить в заявку, если она будет оформляться в системе? Не стоит забывать, что на этапе заявления материалов инициатор не знает, у какого поставщика будет закупаться материал.
— На что мы тогда попадаем в системе?
— Пропадаем мы вот на что. Выбрав не то наименование в ситуации, когда поставщик будет определен, потребуется вносить корректировку в заявку, изменять номенклатуру. Иными словами, мы получаем большое количество ручной работы. Также стоит отметить некий процесс согласования материалов различными службами: начальник участка, ПТО, склад (на предмет наличия свободного остатка) и т. п., заключающийся в проверке материала на соответствие качества, наличие сертификатов и паспортов. Все это ведет к тому, что автоматизация вряд ли будет успешной, т.к. участники процесса будут тратить много времени на корректировки и просто перестанут работать.
— Какие еще возможны трудности?
— При закупке в коммуникации между службами, например, ПТО и службой снабжения, будет путаница на тему заметны материала вследствие того, что будут анализировать именно наименования материала.
— Что бы Вы посоветовали, чтобы этого избежать?
— Вывод такой: без единого классификатора строительных материалов жить в принципе невозможно. Поэтому первое, с чего нужно начинать при автоматизации снабжения, это его формирование.
— Алексей, можете подробнее рассказать об едином классификаторе? Есть ли специфические моменты?
— Специфических моментов нет. Зачастую этот справочник есть у ПТО. Если нет, то потребуется некоторое время на его разработку, о чем лучше говорить отдельно. Один из нюансов, который важно рассмотреть при формировании единого классификатора, — это возможность уменьшения объема справочника номенклатуры материалов, к примеру, за счет введения характеристик. То есть те же самые инертные материалы (щебень, песок и т. д.) имеют разную фракционность. Вопрос заключается в следующем: нужно ли в бухгалтерии видеть эту фракционность, и важна ли она для учета? Если как характеристику рассмотреть цвет краски, то для учета будет важно только количество. Цвет краски важен для производственных подразделений, а не бухгалтерии. В таком случае можно в оперативном учете материалов ввести характеристики и при указании закупки краски эти характеристики выбирать. При этом для бухгалтерии справочник номенклатуры будет содержать всего лишь одну позицию. Но, конечно, этот вопрос надо решать вместе с бухгалтерией.
— Применение характеристик звучит как та самая «волшебная таблетка».
— Скажу сразу: применение характеристик не является какой-то панацеей, и к этому вопросу надо подходить разумно, потому что важно понимать, что в управленческом учете при работе с характеристиками пользователям придется выбирать не только позицию материала, но также и конкретные характеристики. То есть это уже про поиск двух элементов, а не одного. Объема работы станет чуть больше. Но если мы будем помнить о том, что данное действие ляжет на плечи людей, далеких, как правило, от 1С, это может усложнить внедрение. Получается вот что: с одной стороны, мы имеем плюсы в том, что упрощаем и уменьшаем объем справочника номенклатуры с точки зрения материалов. Но с другой, — требования к дисциплине станут выше, и объем трудозатрат исполнителей (в частности, инициаторов заявок) увеличится. Поэтому упираться в обязательное использование характеристик не стоит. В конце концов, их можно внести только для определенных видов номенклатуры, а какие-то оставить без них и ввести уникальные позиции.
Катаев Алексей
Руководитель направления «Автоматизация Строительства» в Прайм Финанс
